せどり/情報発信者にとって重要な【改正電子帳簿保存法】とは？2つのポイントを確認しておこう【2024.3】

先日、お世話になっている税理士さんと打ち合わせをした際に『改正電子帳簿保存法』について教えていただく機会がありました。

これまで紙の書類で保存することが義務付けられてきた会計書類（請求書/領収書）を、『電子データ（PDF）のまま保存』することができるようにルールが緩和されます。（2021年10月に改正され、2022年1月1日より施行されます。）

ただしルールの緩和と共に、電子データの保存方法について新たな要件が追加/ルールが厳格化されている点も。

物販プレイヤーや情報発信者にとって非常に重要な内容であり、正しく運用できなかった場合の罰則もあるので、法律の内容をしっかりと把握しておきましょう。

【データの保存方法】『紙 ⇒ 紙 or 電子』『電子 ⇒ 電子』で保存しよう

紙書類のケース

例えば、家電量販店/ショッピングモールなど〝実店舗〟で仕入れをする際は、レジで店員さんから『紙の領収書（請求書）』を受け取っていますよね？

今までは受け取った紙の書類をそのまま保存しておけば良かったんですが、電子帳簿保存法改正後は紙のまま保存でもOKですし、プリンター/スキャナで読み込んでPDF形式で保存でもOKとなります。

電子データのケース

次に電子データの場合です。電子データで受け取った領収書（請求書）は、電子データのまま保存しておかなければいけません。※紙に印刷して保存するのはNG。

例えば、Amazonや楽天などECサイトで仕入れをする場合。これまでは各ECサイトが発行する書類をプリンターで印刷して保存すればOKでしたが、改正後はこの方法はNG。書類をPDF形式でダウンロードし、電子データのまま保存しておく必要があります。

これはせどりの仕入れ以外も同様です。私は動画編集をオフィスメンバーに依頼していますが、その際に発行してもらうのは『PDF形式の請求書』です。これまではプリンターで印刷をして税理士へ提出していましたが、今後はPDF形式のまま保存しておかなければいけません。

電子データは『すぐに探せる状態で』保存しよう

確かにその通りなんですが、電子データの保存方法にもルールがあります。国税庁が示した電子データの保存要件は以下の通り。

税務職員による質問検査権に基づく電磁的記録のダウンロードの求めに応じることができるようにしていること

つまり『〝日付/取引先/金額〟など、主要な項目でスグに検索できる状態で』データを保存する必要があるということです。

例えば、保存する書類の名前を『20220101_サク株式会社_150000.pdf（日付_企業名_金額）』と一目で分かる状態にする。

もしくは、保存したPDFに対応する〝日付/取引先/金額〟のデータをスプレッドシートで管理するなど。何らかの方法でデータをすぐに探せる状態にしておかなければいけません。

ただし、年間売上1000万円以下の小規模事業者においては、上記のような保存ルールは適用されず、受け取ったままのファイル名で保存しておいてもOKです。

PDF形式で保存するのを忘れた.. ⇒ 経費として認められない（罰則もアリ）

もしPDF形式で書類を保存するのを忘れた場合は『各税法上の保存書類として認められない』

つまり、保存を忘れた分の仕入れは〝経費として認められない〟ということになります。※さらに青色申告の取り消し/悪質な場合は重加算税の対象になる可能性も…

ただ、税務署が全ての事業者に対して電子帳簿保存法を正確に運用しているかどうかをチェックすることは事実上不可能。

なので、税務調査のように抜き打ち的に確認、違反があればお叱りを受ける。というのが現実的なところかと思います。

まとめ

最初に税理士からこの話を聞いたときは『また面倒な作業増やしやがって…』と思ったんですが。

私の場合は〝マイクロ法人（一人会社）〟ですし、仕入れ先も特定のメーカー/問屋や、中国からの輸入とほぼ固定されているため、ルールが変更されても対して手間は変わらないですね。※電脳せどり/楽天ポイントせどりなど、多数のECショップから仕入れをしている方はチョット大変そうですが…

特におおがかりな準備や作業が必要なワケでもないですし、決められたルールに従って粛々と対応するだけ。

2022年1月の施行開始からスムーズに対応できるよう、もし税理士と契約されている方は、事前に色々と相談しておくことをおススメします。